Anmeldungen per Mail, Teilnehmerlisten auf Papier
In vielen Segelschulen, SUP-Stationen, Reitschulen und Hundeschulen läuft die Anmeldung so: Interessenten schreiben eine Mail oder rufen an. Sie prüfen in einer Liste, ob im Kurs noch ein Platz frei ist, antworten und tragen die Person ein. Ist der Kurs voll, merken Sie sich den Namen für später, und wenn jemand absagt, telefonieren Sie die Warteliste ab.
Dazu kommt das Geld. Kursgebühren werden überwiesen oder bar am ersten Termin bezahlt, und Sie gleichen ab, wer schon gezahlt hat. Bei Kursen im Freien kommt das Wetter dazu: Fällt ein Termin aus, müssen alle Teilnehmer benachrichtigt und auf einen Ersatztermin verteilt werden.
Was fertige Kurs-Software leistet
Für Kurse und Freizeitangebote gibt es fertige Buchungssoftware. anolla zum Beispiel hat eigene Angebote für Hundeschulen und Reitschulen und unterstützt Gruppenkurse und wiederkehrende Termine. Abgerechnet wird nach eigener Angabe nutzungsabhängig, mit einer kostenlosen Grundversion. Für Studios mit Kursplan, etwa Yoga, Tanz oder Kampfsport, gibt es Verwaltungssoftware wie Eversports Manager.
Solche Tools zeigen freie Plätze, nehmen Anmeldungen und Zahlungen an und verschicken Bestätigungen. Sie können schnell starten, und um Updates kümmert sich der Anbieter. Wenn Ihre Kurse einfach aufgebaut sind, also fester Termin, feste Teilnehmerzahl, ein Preis, ist ein fertiges Tool oft die richtige und günstigere Wahl. Probieren Sie es aus, bevor Sie etwas bauen lassen.
Wann sich ein eigenes System lohnt
Ein eigenes System lohnt sich, wenn Ihre Kurse Regeln haben, die Sie heute bei jeder Anmeldung selbst prüfen. Einige Beispiele:
- Segelschule: Ein Grundkurs besteht aus Theorie- und Praxisterminen an verschiedenen Tagen. Fällt ein Praxistermin wegen Wind aus, sollen die Teilnehmer einen Ersatztermin wählen können, ohne dass der Kurs überbucht wird.
- SUP: Kurse und Verleih der Boards teilen sich denselben Bestand. Ein Board, das im Kurs gebraucht wird, darf nicht gleichzeitig vermietet werden.
- Reitschule: Reitstunden hängen davon ab, welche Pferde verfügbar sind und welches Pferd zu welchem Reiter passt. Zehnerkarten werden mit jeder Stunde weniger.
- Hundeschule: Ein Welpenkurs ist nur für Hunde bis zu einem bestimmten Alter offen. Für Folgekurse gilt, dass der Grundkurs besucht wurde.
Ein eigenes System lohnt sich auch, wenn die Kursbuchung an etwas anschließen soll, das Sie heute von Hand erledigen, zum Beispiel Rechnungen, Gutscheine oder die Planung, welcher Trainer welchen Kurs übernimmt. Wir bauen diese Regeln ein und sichern sie mit automatisierten Tests ab, damit die Anmeldung sich auch nach Änderungen an Ihre Vorgaben hält.
Ein Beispielablauf: Segelgrundkurs
- Ein Interessent öffnet Ihre Website und sieht die Kurse der Saison mit freien Plätzen. Volle Kurse zeigen eine Warteliste.
- Er wählt einen Kurs mit zwei Theorieabenden und drei Praxistagen. Das System lässt nur so viele Anmeldungen zu, wie Sie Plätze im Boot festgelegt haben.
- Er bezahlt die Kursgebühr online. Das Geld geht über Ihr eigenes Stripe-Konto direkt an Sie.
- Er bekommt eine Bestätigung mit allen Terminen.
- Fällt ein Praxistag wegen Wetter aus, sagen Sie ihn in der Verwaltung ab. Die Teilnehmer werden benachrichtigt und wählen online einen Ersatztermin.
- Sagt jemand ab, rückt die erste Person von der Warteliste nach und bekommt eine Nachricht.
Was wir bisher gebaut haben
Eine Kursbuchung haben wir noch nicht umgesetzt. Am nächsten kommt die Online-Reservierung für den Reisemobilhafen Köln: Gäste sehen freie Tage, reservieren verbindlich und bezahlen gleich online, nach den eigenen Regeln des Platzes. Diese Regeln sind mit automatisierten Tests für alle Szenarien abgesichert, und wir betreiben das System. Mehr dazu in der Fallstudie Reisemobilhafen Köln.
Davor hat unser Gründer Christian Bakker als erster Entwickler beim Reiseunternehmen ebuchen die komplette IT aufgebaut, darunter Buchungsverwaltung, Rechnungen und Zahlungsabgleich.
Was ein Buchungssystem für Ihre Kurse kostet
| Modell | Preis (netto) | Passend für |
|---|---|---|
| Abo Klein | ab 250 € im Monat | Kursanmeldung mit freien Plätzen und Verwaltung |
| Abo Standard | ab 450 € im Monat | Kursbuchung mit Online-Zahlung, Warteliste, Rechnungen und Anbindungen |
| Festpreis | ab etwa 4.000 € einmalig, danach Betrieb ab 50 € im Monat | ein kleines System, wenn Sie lieber einmal investieren |
Im Abo sind Hosting, Wartung und kleine Änderungen enthalten, etwa neue Kurstermine oder Preise. Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate. Unsere Preise sind bewusst niedrig angesetzt. ClarityBuilds ist ein junges Unternehmen, und wir möchten mit jedem Projekt eine Referenz gewinnen. Im Gegenzug bitten wir nur darum, das Ergebnis nennen zu dürfen. Mehr zu den Modellen auf den Seiten Was kostet Individualsoftware? und Individualsoftware mieten.
Häufige Fragen
Lohnt sich ein eigenes System für eine kleine Hundeschule?
Nur, wenn Ihre Kurse Regeln haben, die ein fertiges Tool nicht abbildet. Für einfache Gruppenkurse mit festen Terminen ist ein Standard-Tool meist günstiger. Das sagen wir Ihnen im Gespräch offen.
Können Teilnehmer online bezahlen?
Ja, über Ihr eigenes Stripe-Konto. Das Geld geht direkt an Sie, nie über ClarityBuilds. Die Gebühren tragen Sie, die Einrichtung übernehmen wir auf Wunsch.
Geht das auch mit Zehnerkarten oder Gutscheinen?
Ja, das lässt sich bauen. Wie Ihre Karten heute funktionieren, besprechen wir im Gespräch, weil jede Schule sie etwas anders regelt.
Kann ich Kurse und Verleih in einem System verwalten?
Ja. Gerade wenn Kurse und Verleih denselben Bestand nutzen, ist das ein Grund für ein eigenes System. Mehr zum Verleih auf der Seite Verleih-Software.
Gibt es dafür Förderung?
Einige Bundesländer haben Förderprogramme für Digitalisierung. Ob Ihr Vorhaben mit uns als Anbieter förderfähig ist, klären wir im Einzelfall.