Die Excel-Liste, das Telefon und die Frage „Ist am Samstag noch was frei?“
In vielen kleinen Verleihen steckt der Kalender in einer Excel-Liste oder auf einem Wandplaner. Kunden rufen an oder schicken Reservierungen per Mail. Sie prüfen, ob das Kanu am Samstag frei ist, antworten und tragen die Buchung ein. Wenn zwei Leute gleichzeitig eintragen, ist dasselbe Boot doppelt vergeben.
Am Wochenende, wenn am meisten los ist, klingelt das Telefon, während Sie draußen Boote ausgeben. Die Kaution wird bar bei der Abholung kassiert. Und nach Feierabend beantworten Sie Anfragen, die ein Kunde selbst hätte erledigen können, wenn er die freien Tage online gesehen hätte.
Was fertige Verleih-Software leistet
Für Vermietungen gibt es fertige Software, zum Beispiel Booqable oder Rentware. Solche Tools zeigen Verfügbarkeiten online, nehmen Buchungen und Zahlungen an und verwalten Ihren Bestand.
Die Einstiegstarife liegen deutlich unter unseren Preisen. Sie können schnell starten, und um Updates kümmert sich der Anbieter. Wenn Sie ein paar Kanus oder Anhänger stundenweise oder tageweise vermieten und keine besonderen Regeln haben, ist ein fertiges Tool oft die richtige Wahl. Testen Sie es, bevor Sie etwas bauen lassen.
Die Grenze liegt dort, wo Ihr Verleih anders arbeitet, als das Tool es vorsieht. Dann bleibt neben der Software doch wieder eine Excel-Liste, in der Sie die Sonderfälle von Hand regeln.
Wann sich ein eigenes System lohnt
Jeder Verleih hat Regeln, die er seit Jahren im Kopf anwendet. Einige Beispiele, die in einem eigenen System automatisch gelten:
- Anhänger: Mindestmiete von zwei Tagen, der Rückgabetag ist für neue Abholungen gesperrt, die Kaution wird online bezahlt.
- Boote und Kanus: Touren mit festen Startzeiten, Rücktransport zum Startpunkt, Gruppenbuchungen mit mehreren Booten.
- Wohnmobile: feste Wechseltage in der Hauptsaison, Mindestmietdauer, Zusatzpakete, eine Übergabe mit Einweisung.
Ein eigenes System lohnt sich auch, wenn die Buchung an etwas anschließen soll, das Sie heute von Hand erledigen, zum Beispiel Rechnungen, Übergabeprotokolle oder die Planung, wer am Samstag die Ausgabe macht. Wir bauen diese Regeln ein und sichern sie mit automatisierten Tests ab, damit die Buchung sich an Ihre Vorgaben hält.
Ein Beispielablauf: Anhänger online mieten
- Der Kunde öffnet Ihre Website und wählt den Anhänger. Der Kalender zeigt freie Tage. Der Rückgabetag einer anderen Buchung ist gesperrt.
- Er wählt drei Tage. Weniger als zwei Tage lässt das System nicht zu, weil das Ihre Mindestmiete ist.
- Er bezahlt Miete und Kaution online. Das Geld geht über Ihr eigenes Stripe-Konto direkt an Sie.
- Er bekommt eine Bestätigung. Sie sehen die Buchung in Ihrer Übersicht, und die Excel-Liste brauchen Sie dafür nicht mehr.
Was wir bisher gebaut haben
Einen Verleih haben wir noch nicht umgesetzt. Am nächsten kommt die Online-Reservierung für den Reisemobilhafen Köln, einen Stellplatz für Wohnmobile: Gäste sehen freie Tage, reservieren verbindlich und bezahlen gleich online, genau nach den Regeln des Platzes, zum Beispiel mit gesperrten Anreisetagen an Feiertagen. Auch dort sind die Regeln mit automatisierten Tests für alle Szenarien abgesichert, und wir betreiben das System. Mehr dazu in der Fallstudie Reisemobilhafen Köln.
Davor hat unser Gründer Christian Bakker als erster Entwickler beim Reiseunternehmen ebuchen die komplette IT aufgebaut, darunter Buchungsverwaltung, Rechnungen und Zahlungsabgleich. Diese Software wartet er seit 2017, heute über ClarityBuilds.
Was ein Buchungssystem für Ihren Verleih kostet
| Modell | Preis (netto) | Passend für |
|---|---|---|
| Abo Klein | ab 250 € im Monat | Buchung mit Kalender für Ihren Bestand |
| Abo Standard | ab 450 € im Monat | Buchung mit Online-Zahlung, Kaution, Rechnungen und Anbindungen |
| Festpreis | ab etwa 4.000 € einmalig, danach Betrieb ab 50 € im Monat | ein kleines System, wenn Sie lieber einmal investieren |
Im Abo sind Hosting, Wartung und kleine Änderungen enthalten, etwa neue Preise oder Saisonzeiten. Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate. Mehr zu den Modellen auf den Seiten Was kostet Individualsoftware? und Individualsoftware mieten.
Häufige Fragen
Lohnt sich ein eigenes System für einen kleinen Bootsverleih?
Nur, wenn Ihre Regeln nicht in ein fertiges Tool passen. Für eine einfache Tagesvermietung ist ein Standard-Tool meist günstiger. Das sagen wir Ihnen auch im Gespräch.
Kann die Kaution online bezahlt werden?
Ja. Miete und Kaution laufen über Ihr eigenes Stripe-Konto, nie über ClarityBuilds. Die Gebühren tragen Sie, die Einrichtung übernehmen wir auf Wunsch.
Kann ich meine Excel-Liste übernehmen?
In der Regel ja. Eine saubere Liste mit Bestand und Buchungen lässt sich meist einfach übernehmen. Was genau nötig ist, sehen wir uns mit Ihnen an.
Was passiert, wenn das System einen Fehler macht?
Fehler, die auf unsere Entwicklung zurückgehen, beheben wir kostenfrei, im Abo während der ganzen Laufzeit.
Funktioniert das auch für mehrere Standorte?
Das hängt davon ab, wie Ihre Standorte zusammenarbeiten. Mehrere Abläufe und Anbindungen fallen in das Abo Standard oder in ein individuelles Angebot.