Anfragen per Telefon, Angebote in Word
So läuft es in vielen kleinen Umzugsunternehmen: Ein Kunde ruft an oder schreibt eine Mail. Er will wissen, was sein Umzug kostet. Sie fragen nach Wohnungsgröße, Etage, Aufzug, Entfernung und ob Möbel abgebaut werden müssen. Die Hälfte der Angaben fehlt beim ersten Mal, also rufen Sie zurück.
Danach kommt die Besichtigung. Sie gehen durch die Wohnung, schätzen das Volumen und notieren Besonderheiten, zum Beispiel ein Klavier oder einen schmalen Treppenaufgang. Zurück im Büro rechnen Sie das Angebot in einer Excel-Vorlage und kopieren es in ein Word-Dokument. Bis der Kunde es hat, sind oft mehrere Tage vergangen, und in der Zwischenzeit hat er drei andere Firmen gefragt.
Was fertige Umzugssoftware leistet
Es gibt Branchensoftware für Umzugs- und Möbelspeditionen. Solche Programme decken typischerweise Kundenverwaltung, Angebote, Terminplanung, Disposition von Personal und Fahrzeugen und Rechnungen ab.
Wenn Ihr Betrieb so arbeitet, wie die Software es vorsieht, ist sie oft die richtige Wahl. Sie bekommen viele Funktionen auf einmal, und um Updates kümmert sich der Anbieter. Lassen Sie sich die Software vorführen oder testen Sie sie, bevor Sie etwas bauen lassen.
Die Grenze liegt dort, wo Sie nur einen Teil brauchen oder anders rechnen. Eine Komplettlösung für ein Unternehmen mit zwei Fahrzeugen kann zu groß sein. Und wenn Ihre Kalkulation eigene Pauschalen und Zuschläge kennt, rechnen Sie am Ende doch wieder in der Excel-Vorlage nach.
Wann sich ein eigenes System lohnt
Ein eigenes System lohnt sich, wenn Ihr Betrieb Regeln hat, die Sie heute bei jedem Angebot im Kopf anwenden. Einige Beispiele:
- Ab einer bestimmten Etage ohne Aufzug gilt ein Zuschlag.
- Für einen langen Trageweg vom Haus zum Fahrzeug berechnen Sie eine Pauschale.
- Möbelmontage, Verpackungsmaterial und eine Halteverbotszone sind eigene Positionen im Angebot.
- Ab einer bestimmten Entfernung rechnen Sie nach Kilometern statt nach Pauschale.
- Am Monatsende und an Samstagen gelten andere Preise, weil dann alle umziehen wollen.
Ein eigenes System lohnt sich auch, wenn Sie klein anfangen möchten. Oft ist schon viel gewonnen, wenn die Anfrage vollständig ankommt und das Angebot aus den Angaben automatisch vorbereitet wird. Wir bauen Ihre Regeln ein und sichern sie mit automatisierten Tests ab, damit jedes Angebot nach denselben Vorgaben gerechnet wird.
Ein Beispielablauf
- Der Kunde füllt auf Ihrer Website ein Anfrageformular aus: Auszugs- und Einzugsadresse, Wohnungsgröße, Etage, Aufzug, Wunschtermin und besondere Gegenstände. Pflichtfelder sorgen dafür, dass nichts Wichtiges fehlt.
- Sie sehen die Anfrage in Ihrer Übersicht und schlagen einen Besichtigungstermin vor, vor Ort oder per Video.
- Bei der Besichtigung erfassen Sie Räume und Möbel auf dem Tablet oder Handy. Das Volumen wird daraus berechnet.
- Das System bereitet das Angebot nach Ihren Regeln vor, mit Zuschlägen, Pauschalen und Zusatzleistungen. Sie prüfen es und schicken es ab.
- Nimmt der Kunde an, wird aus dem Angebot ein Auftrag, und Sie planen Team und Fahrzeug.
- Nach dem Umzug erstellen Sie die Rechnung aus dem Auftrag, ohne etwas abzutippen.
Jeder Schritt lässt sich einzeln bauen. Sie können mit dem Anfrageformular und der Übersicht anfangen und den Rest später ergänzen.
Was wir bisher gebaut haben
Ein System für ein Umzugsunternehmen haben wir noch nicht gebaut. Der Ablauf aus Anfrage, Angebot, Auftrag und Rechnung ist uns aber vertraut: Unser Gründer Christian Bakker hat beim Reiseunternehmen ebuchen als erster Entwickler die komplette IT aufgebaut, darunter CRM, Angebote, Buchungsverwaltung, Rechnungen und Mahnwesen. Als ClarityBuilds haben wir für den Reisemobilhafen Köln zuerst eine Anfrage mit Verwaltung und danach eine Online-Reservierung mit Zahlung und Rechnungen gebaut. Mehr dazu in der Fallstudie Reisemobilhafen Köln.
Was ein System für Ihr Umzugsunternehmen kostet
| Modell | Preis (netto) | Passend für |
|---|---|---|
| Abo Klein | ab 250 € im Monat | Anfrage- und Angebotsformular mit Verwaltung |
| Abo Standard | ab 450 € im Monat | Anfrage, Besichtigung, Angebot, Auftrag und Rechnung mit Anbindungen |
| Festpreis | ab etwa 4.000 € einmalig, danach Betrieb ab 50 € im Monat | ein kleines System, wenn Sie lieber einmal investieren |
Im Abo sind Hosting, Wartung und kleine Änderungen enthalten, etwa neue Preise oder Zuschläge. Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate. Unsere Preise sind bewusst niedrig angesetzt. ClarityBuilds ist ein junges Unternehmen, und wir möchten mit jedem Projekt eine Referenz gewinnen. Im Gegenzug bitten wir nur darum, das Ergebnis nennen zu dürfen. Mehr zu den Modellen auf den Seiten Was kostet Individualsoftware? und Individualsoftware mieten.
Häufige Fragen
Lohnt sich ein eigenes System für ein kleines Umzugsunternehmen?
Wenn eine Branchensoftware alles abdeckt, was Sie brauchen, ist sie meist günstiger. Ein eigenes System lohnt sich, wenn Sie anders kalkulieren oder nur einen Teil des Ablaufs verbessern möchten, zum Beispiel Anfrage und Angebot.
Kann der Kunde den Preis direkt online sehen?
Das ist möglich, wenn Ihre Kalkulation das zulässt. Oft ist es sinnvoller, online eine Spanne zu zeigen und das genaue Angebot nach der Besichtigung zu machen. Was zu Ihnen passt, besprechen wir im Gespräch.
Kann ich meine Excel-Vorlage übernehmen?
In der Regel ja. Die Regeln aus Ihrer Vorlage bauen wir ins System ein. Was genau nötig ist, sehen wir uns mit Ihnen an.
Funktioniert das auch für Haushaltsauflösungen oder Entrümpelungen?
Ja, wenn Sie dafür eigene Positionen und Preise haben. Das System folgt Ihren Leistungen.
Können Kunden eine Anzahlung online leisten?
Ja, über Ihr eigenes Stripe-Konto. Das Geld geht direkt an Sie, nie über ClarityBuilds. Die Gebühren tragen Sie, die Einrichtung übernehmen wir auf Wunsch.