Excel ist oft die richtige Lösung
Excel hat viele Abläufe in kleinen Betrieben erst möglich gemacht. Eine Liste ist schnell angelegt, jeder kann sie bedienen, und sie kostet fast nichts. Für eine Inventarliste, eine Preisübersicht oder einen Plan, den nur Sie pflegen, gibt es oft nichts Besseres.
Wir bauen Software, und trotzdem raten wir nicht jedem, seine Excel-Liste abzulösen. Wenn die Liste funktioniert und niemand darunter leidet, lassen Sie sie, wie sie ist.
Woran Sie merken, dass die Liste nicht mehr reicht
Probleme beginnen meist leise. Typische Anzeichen:
- Mehrere Versionen. Die Datei heißt „Buchungen_final_v3.xlsx“, und niemand weiß genau, welche die aktuelle ist.
- Gleichzeitig arbeiten geht nicht. Zwei Leute tragen etwas ein, und am Ende ist dasselbe Boot oder derselbe Termin doppelt vergeben.
- Abtippen. Was in der Liste steht, wird von Hand in die Rechnung, den Kalender oder eine Mail übertragen.
- Nur eine Person versteht die Formeln. Wenn sie im Urlaub ist, traut sich niemand an die Datei.
- Kunden warten. Ob am Samstag etwas frei ist, steht in der Liste, aber der Kunde muss anrufen, um es zu erfahren.
- Der Dienstplan wandert per Foto. Der Plan wird ausgedruckt, abfotografiert und in eine Gruppe geschickt, und jede Änderung beginnt von vorn.
Wenn Sie zwei oder drei dieser Punkte wiedererkennen, lohnt sich ein genauerer Blick.
Drei Wege weg von der Liste
Nicht jeder Schritt muss gleich eine eigene Software sein. Von klein nach groß:
- Die Liste aufräumen und gemeinsam nutzen. Eine Tabelle, die online liegt, löst das Versionsproblem. Gegen doppelte Einträge und Abtippen hilft sie wenig.
- Ein fertiges Tool. Für Verleih, Terminbuchung und Dienstpläne gibt es fertige Software mit niedrigen Einstiegstarifen. Wenn Ihr Ablauf zu dem passt, was das Tool vorsieht, ist das oft die beste Wahl.
- Eine eigene Web-App. Sie bildet genau Ihren Ablauf ab, mit Ihren Regeln, und verbindet sich mit dem, was danach kommt, zum Beispiel Rechnungen.
Eine Web-App läuft im Browser, auf dem Rechner im Büro genauso wie auf dem Handy. Sie müssen nichts installieren, und alle sehen denselben Stand.
Wann sich eine eigene Web-App lohnt
Eine eigene Web-App lohnt sich, wenn die Liste Regeln enthält, die heute in Ihrem Kopf stecken, und wenn ein fertiges Tool diese Regeln nicht kennt. Zwei Beispiele:
Verleih. Ein Anhängerverleih führt seine Buchungen in Excel. Die Mindestmiete beträgt zwei Tage, der Rückgabetag ist für neue Abholungen gesperrt, und die Kaution wird bei der Abholung kassiert. In einer Web-App gelten diese Regeln automatisch. Kunden sehen freie Tage selbst und bezahlen Miete und Kaution online. Mehr dazu auf der Seite Verleih-Software.
Dienstplan. Ein Betrieb mit Aushilfen plant die Schichten in Excel. Wer wann kann, kommt per Nachricht. Wer wie viele Stunden im Monat arbeiten darf, prüft die Chefin im Kopf. In einer Web-App tragen die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit selbst ein, der Plan warnt, wenn jemand zu viele Stunden bekommt, und alle sehen Änderungen sofort.
In beiden Fällen bauen wir die Regeln ein und sichern sie mit automatisierten Tests ab. So verhält sich die App auch nach Änderungen so, wie Sie es festgelegt haben.
Was mit Ihren Daten passiert
Eine saubere Excel-Liste lässt sich meist einfach übernehmen. Wenn die Daten über mehrere Dateien verteilt sind oder dieselbe Sache in jeder Liste anders heißt, braucht die Übernahme mehr Arbeit. Das sehen wir uns vorher mit Ihnen an. Ihre Daten gehören Ihnen, und Sie bekommen jederzeit einen vollständigen Export.
Was wir bisher gebaut haben
Unser Gründer Christian Bakker hat beim Reiseunternehmen ebuchen als erster Entwickler die komplette IT aufgebaut: CRM, Angebote, Buchungsverwaltung, Rechnungen und Mahnwesen, Zahlungsabgleich. Für Barbaras Familienservice, einen Anbieter haushaltsnaher Dienstleistungen, hat er eine Verwaltungssoftware mit Personalverwaltung, Dokumentenerzeugung und Kundenverwaltung geschrieben. Als ClarityBuilds haben wir für den Reisemobilhafen Köln eine Online-Reservierung mit Zahlung und Rechnungen gebaut, die wir betreiben. Mehr unter Referenzen.
Was eine eigene Web-App kostet
| Modell | Preis (netto) | Passend für |
|---|---|---|
| Abo Klein | ab 250 € im Monat | ein Ablauf, zum Beispiel Buchung mit Kalender oder ein interner Plan mit Verwaltung |
| Abo Standard | ab 450 € im Monat | mehrere Abläufe, Online-Zahlung, Rechnungen, Anbindungen |
| Festpreis | ab etwa 4.000 € einmalig, danach Betrieb ab 50 € im Monat | ein kleines System, wenn Sie lieber einmal investieren |
Im Abo sind Hosting, Wartung und kleine Änderungen enthalten, die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate. Unsere Preise sind bewusst niedrig angesetzt. ClarityBuilds ist ein junges Unternehmen, und wir möchten mit jedem Projekt eine Referenz gewinnen. Im Gegenzug bitten wir nur darum, das Ergebnis nennen zu dürfen. Ob sich das gegenüber einem fertigen Tool rechnet, steht auf der Seite Individualsoftware oder Standardsoftware?.
Häufige Fragen
Kann ich Excel parallel weiter nutzen?
Für eine Übergangszeit ja. Auf Dauer sollte es einen Ort geben, an dem der aktuelle Stand steht, sonst entstehen wieder zwei Versionen.
Muss ich meine Liste vorher aufräumen?
Nein. Wir sehen uns die Liste mit Ihnen an und sagen Ihnen, was für die Übernahme nötig ist.
Brauchen meine Mitarbeiter eine Schulung?
Für den Alltag reicht meist eine kurze Einweisung. Eine Web-App, die genau Ihren Ablauf abbildet, hat nur die Felder und Knöpfe, die Sie wirklich brauchen.
Was ist, wenn sich mein Ablauf ändert?
Kleine Änderungen sind im Abo enthalten. Neue Funktionen bekommen ein eigenes kleines Angebot, damit Sie vorher wissen, was sie kosten.
Gibt es dafür Förderung?
Einige Bundesländer haben Förderprogramme für Digitalisierung. Ob Ihr Vorhaben mit uns als Anbieter förderfähig ist, klären wir im Einzelfall.