Stundenzettel, Excel und das Budget im Kopf
In vielen kleinen Diensten für Alltagsbegleitung und Alltagshilfe läuft die Verwaltung so: Die Einsätze stehen in einer Excel-Liste oder einem Wandkalender. Die Helferinnen schreiben ihre Stunden auf Papier, die Klienten unterschreiben. Am Monatsende tippen Sie alles ab, schreiben Rechnungen und rechnen nach, wie viel vom Budget eines Klienten schon verbraucht ist.
Fällt eine Helferin aus, telefonieren Sie Ersatz zusammen und ändern den Plan überall von Hand. Und wenn ein Klient fragt, wie viele Stunden ihm in diesem Monat noch zustehen, suchen Sie die Antwort in mehreren Listen.
Was der Entlastungsbetrag für Ihre Abrechnung bedeutet
Pflegebedürftige in häuslicher Pflege haben nach § 45b SGB XI Anspruch auf einen Entlastungsbetrag von bis zu 131 Euro im Monat. Damit können sie unter anderem Leistungen von Angeboten zur Unterstützung im Alltag bezahlen, die nach Landesrecht anerkannt sind. Nicht verbrauchte Beträge eines Kalenderjahres können laut Gesetz in das folgende Kalenderhalbjahr übertragen werden.
Viele Anbieter rechnen direkt mit der Pflegekasse ab, wenn der Klient eine Abtretungserklärung abgibt. Sonst bezahlt der Klient zuerst selbst und reicht die Rechnung bei seiner Kasse ein.
Für die Software heißt das: Sie muss für jeden Klienten wissen, wer die Rechnung bekommt, wie viel Budget übrig ist und welche Stunden schon abgerechnet sind. Die Anerkennung Ihres Angebots richtet sich nach dem Recht Ihres Bundeslandes. Welche Vorgaben für Anerkennung und Abrechnung im Einzelnen gelten, klären Sie mit Ihrer zuständigen Stelle. Wir bauen das System danach. Eine Rechtsberatung ersetzt diese Seite nicht.
Was fertige Software leistet
Es gibt Branchensoftware für ambulante Pflege- und Betreuungsdienste, die Einsatz- und Tourenplanung und die Abrechnung mit den Pflegekassen abdeckt, teils auch für Entlastungsleistungen nach § 45b. Wenn Sie einen Dienst mit vielen Mitarbeitern führen und Ihre Abläufe denen eines Pflegedienstes ähneln, ist eine solche Software oft die richtige Wahl. Lassen Sie sich eine vorführen, bevor Sie etwas bauen lassen.
Für einen kleinen Dienst mit wenigen Helferinnen kann eine Pflegesoftware zu groß sein. Sie bezahlen für Funktionen wie Pflegedokumentation, die Sie nicht brauchen, und der eigentliche Ablauf, also Einsatz, Stundennachweis, Rechnung, steckt zwischen vielen Menüs.
Wann sich ein eigenes System lohnt
Ein eigenes System lohnt sich, wenn Sie einen klaren Ablauf haben und genau diesen abbilden möchten. Beispiele für Regeln, die es automatisch anwendet:
- Ein Klient bekommt feste Termine jede Woche, und das System legt sie für den ganzen Monat an.
- Abgerechnet wird in den Einheiten, die Sie mit Ihren Klienten vereinbart haben, zum Beispiel pro angefangener halber Stunde.
- Bevor das Budget eines Klienten aufgebraucht ist, bekommen Sie einen Hinweis, damit Sie mit ihm über Selbstzahlung sprechen können.
- Helferinnen sehen nur ihre eigenen Einsätze und die Klienten, die sie betreuen.
Wir bauen diese Regeln ein und sichern sie mit automatisierten Tests ab. Gerade bei Abrechnungen soll jede Rechnung nach denselben Vorgaben entstehen.
Ein Beispielablauf
- Sie legen einen neuen Klienten an, mit Kostenträger, Budget und festen Wochenterminen.
- Das System plant die Einsätze und ordnet sie einer Helferin zu. Fällt sie aus, sehen Sie, wer zur selben Zeit frei ist.
- Die Helferin sieht ihre Einsätze auf dem Handy. Nach dem Einsatz trägt sie Beginn und Ende ein, der Klient bestätigt auf dem Gerät.
- Am Monatsende erstellt das System die Rechnungen, getrennt nach Pflegekasse und Selbstzahlern, mit Leistungsnachweis.
- Für jeden Klienten sehen Sie, wie viel Budget verbraucht ist und was noch übrig bleibt.
Was wir bisher gebaut haben
Unser Gründer Christian Bakker hat um 2015 die Verwaltungssoftware für Barbaras Familienservice geschrieben, einen Anbieter haushaltsnaher Dienstleistungen: Personalverwaltung, lohnnahe Abläufe, Dokumentenerzeugung und Kundenverwaltung. Als ClarityBuilds betreiben wir unter anderem die Online-Reservierung für den Reisemobilhafen Köln, mit Zahlung, Rechnungen und automatisierten Tests für die Regeln des Platzes. Mehr unter Referenzen.
Was ein System für Ihren Dienst kostet
| Modell | Preis (netto) | Passend für |
|---|---|---|
| Abo Klein | ab 250 € im Monat | Einsatzplanung mit Klienten- und Helferverwaltung |
| Abo Standard | ab 450 € im Monat | Planung, Stundennachweis, Budget und Rechnungen |
| Festpreis | ab etwa 4.000 € einmalig, danach Betrieb ab 50 € im Monat | ein kleines System, wenn Sie lieber einmal investieren |
Im Abo sind Hosting, Wartung und kleine Änderungen enthalten, die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate. Unsere Preise sind bewusst niedrig angesetzt. ClarityBuilds ist ein junges Unternehmen, und wir möchten mit jedem Projekt eine Referenz gewinnen. Im Gegenzug bitten wir nur darum, das Ergebnis nennen zu dürfen. Mehr zu den Modellen unter Was kostet Individualsoftware? und Individualsoftware mieten.
Häufige Fragen
Kann das System direkt an die Pflegekassen abrechnen?
Das hängt davon ab, in welcher Form die Kassen die Abrechnung von Ihnen verlangen. Das klären wir zu Beginn gemeinsam, bevor wir einen Preis nennen.
Ändert sich der Entlastungsbetrag, wenn das Gesetz geändert wird?
Beträge und Regeln können sich ändern. Im Abo passen wir solche Werte im Rahmen der kleinen Änderungen an.
Wie sind die Daten der Klienten geschützt?
Daten über pflegebedürftige Menschen sind besonders sensibel. Wir legen mit Ihnen fest, wer welche Daten sieht, und Ihre Daten gehören Ihnen. Sie bekommen jederzeit einen vollständigen Export.
Brauchen die Helferinnen ein Diensthandy?
Nein. Das System läuft im Browser, auch auf einem privaten Handy. Ob Sie das erlauben möchten, entscheiden Sie.
Lohnt sich das für einen sehr kleinen Dienst?
Wenn Sie wenige Klienten haben und die Abrechnung in einer Stunde im Monat erledigt ist, reicht oft eine gute Vorlage. Das sagen wir Ihnen im Gespräch offen.