Was mit KI hier gemeint ist
Gemeint sind Sprachmodelle, also Programme, die Text lesen und Text schreiben können. Sie verstehen eine Mail auch dann, wenn der Kunde sein Anliegen ungeschickt formuliert, und sie können aus einem eingescannten Dokument die wichtigen Angaben herausziehen.
Das kennen viele aus einem Chat-Fenster. Im Betrieb wird es aber erst dann nützlich, wenn die KI an einen Ablauf angeschlossen ist: Die Mail kommt an, die KI ordnet sie ein, und das Ergebnis landet dort, wo Sie es brauchen, im Postfach, in der Kundenverwaltung oder in einer Liste zur Freigabe.
Drei Beispiele, die heute funktionieren
E-Mails sortieren. In einem gemeinsamen Postfach landen Anfragen, Rechnungen, Beschwerden und Werbung durcheinander. Die KI liest jede Mail und ordnet sie einer Kategorie zu, die Sie festlegen. Rechnungen gehen in die Buchhaltung, Anfragen an die Person, die sie beantwortet. Wenn die KI unsicher ist, landet die Mail bei einem Menschen.
Anfragen vorsortieren und Antworten vorbereiten. Ein Kunde fragt, ob am Wochenende noch etwas frei ist und was es kostet. Die KI erkennt die Anfrage, liest die Daten heraus, prüft im System, ob etwas frei ist, und schreibt einen Antwortentwurf. Sie lesen den Entwurf und schicken ihn ab. Wichtig: Preise und Verfügbarkeiten kommen aus Ihrem System, nicht aus dem Gedächtnis der KI.
Dokumente auslesen. Lieferscheine, Belege oder Unterlagen von Partnern kommen als PDF. Die KI liest sie aus und wandelt sie in strukturierte Daten um, zum Beispiel Datum, Betrag und Positionen. Diese Daten landen in Ihrem System, statt abgetippt zu werden.
Was wir selbst damit machen
Wir setzen KI für unsere Kunden im laufenden Betrieb ein. Bei Wechselpilot, einem Energiewechsel-Service, laufen LLM-gestützte Klassifizierung und Verarbeitung produktiv. Die Ergebnisse werden in das bestehende System übernommen, dazu kommt Browser-Automatisierung.
Für das Reiseunternehmen ebuchen automatisieren wir derzeit die Pflege der Reiseangebote: KI liest die Reiseunterlagen aus und wandelt sie in strukturierte Daten für die Website um.
Außerdem entwickeln wir selbst mit KI-Werkzeugen. Sie übernehmen einen großen Teil der Routinearbeit beim Programmieren. Deshalb kostet Individualsoftware heute deutlich weniger als früher.
Wo die Grenzen liegen
KI ist kein Taschenrechner. Dieselbe Frage kann zwei leicht verschiedene Antworten bekommen, und manchmal ist eine Antwort schlicht falsch, klingt aber überzeugend. Daraus folgen ein paar Regeln, die wir in jedem Ablauf einbauen:
- Zahlen kommen aus dem System. Preise, Verfügbarkeiten und Fristen liest die KI aus Ihren Daten, sie erfindet sie nicht.
- Ein Mensch gibt frei, wo es zählt. Alles, was Geld kostet oder einen Kunden verärgern kann, geht als Entwurf an Sie.
- Unsicherheit wird weitergereicht. Wenn die KI eine Mail nicht sicher einordnen kann, entscheidet ein Mensch.
- Ergebnisse werden geprüft. Wir testen den Ablauf mit echten Beispielen aus Ihrem Betrieb, bevor er live geht.
Es gibt auch Aufgaben, bei denen KI nicht hilft. Wenn eine Entscheidung viel Erfahrung braucht oder wenn es nur ein paar Fälle im Monat sind, ist ein Mensch schneller und günstiger.
Datenschutz
Sobald Kundendaten im Spiel sind, gilt die DSGVO. Wenn ein externer KI-Dienst personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, braucht es dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Klären Sie außerdem, wo die Daten verarbeitet werden und ob der Anbieter sie für eigene Zwecke nutzen darf.
Ein praktischer Rat: Kopieren Sie keine Kundendaten in einen kostenlosen Chat, nur weil es schnell geht. In einem Ablauf, den wir bauen, legen wir vorher fest, welche Daten an welchen Dienst gehen. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Wann ein fertiges Tool reicht
Für Texte, Zusammenfassungen oder eine erste Antwort auf eine Kundenmail reicht oft ein allgemeiner KI-Assistent, den Sie im Browser nutzen. Viele Programme, die Sie schon haben, bringen solche Funktionen inzwischen mit. Probieren Sie das zuerst.
Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn die KI an Ihre Daten und Ihre Abläufe angeschlossen sein muss: wenn sie in Ihrem System nachsehen soll, ob etwas frei ist, wenn die Ergebnisse in ein anderes Programm sollen oder wenn jeden Tag so viele Mails ankommen, dass das Sortieren zur eigenen Aufgabe geworden ist.
Was ein KI-Ablauf kostet
| Modell | Preis (netto) | Passend für |
|---|---|---|
| Abo Klein | ab 250 € im Monat | ein Ablauf, zum Beispiel E-Mails sortieren oder Dokumente auslesen |
| Abo Standard | ab 450 € im Monat | mehrere Abläufe und Anbindungen an Ihre Systeme |
| Festpreis | ab etwa 4.000 € einmalig, danach Betrieb ab 50 € im Monat | ein kleines System, wenn Sie lieber einmal investieren |
Dazu kommen die Kosten des KI-Dienstes, der nach Nutzung abrechnet. Wie hoch sie sind, hängt von der Menge ab, und wir schätzen sie vorher mit Ihnen ab. Unsere Preise sind bewusst niedrig angesetzt. ClarityBuilds ist ein junges Unternehmen, und wir möchten mit jedem Projekt eine Referenz gewinnen. Mehr zu den Modellen unter Was kostet Individualsoftware?.
Häufige Fragen
Ersetzt KI eine Mitarbeiterin?
In kleinen Betrieben meist nicht. Sie nimmt Routinearbeit ab, zum Beispiel das Sortieren und Abtippen. Die Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
Wie zuverlässig ist das?
Nicht fehlerfrei. Deshalb bauen wir Prüfungen ein und lassen einen Menschen freigeben, wo ein Fehler teuer wäre.
Muss ich mein Programm wechseln?
Nein. Wir binden die KI an das an, was Sie schon nutzen, soweit das Programm eine Schnittstelle hat. Wo es keine gibt, kann Browser-Automatisierung helfen.
Bleiben meine Daten in der EU?
Das hängt vom KI-Dienst ab. Wir klären es vor dem Start mit Ihnen und wählen den Dienst danach aus.